Как конвертировать PDF в Word и сохранить форматирование

Можно ли перевести PDF в Word и сохранить форматирование?

Отчасти. Если PDF цифровой, инструмент ProPDF «PDF в Word» воссоздаёт внешний вид каждой страницы, а не структуру файла Word: выберите файл и нажмите «Конвертировать и скачать», и в .docx текст обычно размещается в текстовых полях с заданным положением, которые приблизительно повторяют каждую страницу. Шрифты, таблицы и рисунки нужно проверить до того, как вы начнёте редактировать. Отсканированный PDF без текстового слоя превращается в изображения страниц без редактируемого текста, потому что в ProPDF нет OCR.

Чтобы понять, зачем нужна проверка, полезно знать, что на самом деле содержит PDF. PDF создан для отображения: в основном он хранит, где на странице находится каждый символ, линия и изображение. Часто в нём ничего не сказано о том, какие строки образуют абзац, какой текст является заголовком и какая сетка является таблицей.

Документ Word устроен наоборот. Он хранит абзацы, стили и таблицы, а текстовый редактор вычисляет по ним макет. Поэтому конвертация означает воссоздание структуры только по положению элементов на странице, и от решений, которые принимает каждый конвертер, зависит и то, как выглядит результат, и то, насколько легко его редактировать.

В этом руководстве объясняется, что реально может означать сохранение форматирования, как ProPDF воссоздаёт страницы, какой способ подходит для какой цели и что проверить, когда файл Word у вас на руках. Отдельно разобраны отсканированные PDF, для которых нужен другой подход.

Что на самом деле значит сохранить форматирование

Когда просят конвертацию с сохранением форматирования, обычно хотят одного из двух: файл, который выглядит как PDF, или текст, который легко переработать. Конвертер, нацеленный на внешний вид, размещает текст в полях с заданным положением: страница выглядит почти как в PDF, но чтобы добавить целое предложение, иногда приходится вручную менять размер полей. Конвертер, который выдаёт сплошной текст, удобнее для редактирования, но его страницы могут отличаться от оригинала, особенно если в документе есть колонки, боковые врезки или формы.

Ни один из подходов не ошибочен. Выбирайте в зависимости от того, что вы будете делать с файлом дальше:

• • Сохраняйте внешний вид, если в документ нужно внести небольшие изменения, а он должен по-прежнему выглядеть как оригинал: форма, письмо на фирменном бланке, прайс-лист или сертификат.
• • Выбирайте сплошной текст, если собираетесь переписать содержимое, перестроить его или использовать в другом документе и готовы заново сделать часть вёрстки.

Как ProPDF воссоздаёт каждую страницу

Инструмент ProPDF «PDF в Word» следует первому подходу. Для цифрового PDF он обычно создаёт редактируемый файл .docx, где текстовые поля с заданным положением приблизительно воспроизводят макет каждой страницы. Если на каком-то файле эта конвертация не удаётся, второй конвертер, библиотека с открытым исходным кодом pdf2docx, строит файл Word иначе, и то, что в этом руководстве сказано о полях, таблицах и рисунках, к нему уже не относится. Ни один из них не использует ИИ или OCR: оба читают текст, рисунки и изображения, хранящиеся в файле.

«PDF в Word» работает на сервере. Файл отправляется по HTTPS на сервер ProPDF в AWS, в регионе Париж (eu-west-3), конвертируется и удаляется по завершении задачи. Инструмент принимает PDF до 4 МБ и не принимает PDF, для открытия которого нужен пароль.

Некоторые элементы при воссоздании сохраняют внешний вид, но не функции. Таблицы не становятся настоящими таблицами Word: текст каждой ячейки находится в отдельном поле, а сетка нарисована линиями, поэтому столбец нельзя отсортировать, а строку нельзя добавить. Верхние и нижние колонтитулы и номера страниц становятся обычным текстом на каждой странице, а по ссылкам больше нельзя перейти. Остальное на странице обрабатывается так:

• • Текст. Короткие строки, заголовки, подписи и числа закрепляются в полях точно на своих местах. Обычный основной текст, то есть несколько строк, набранных шрифтом одного размера, с равными интервалами, становится одним полем на абзац, и при редактировании текст в нём заново переносится, а текст с выравниванием по ширине остаётся выровненным по ширине.
• • Шрифты. Каждый шрифт сохраняет своё название или заменяется распространённым аналогом: Helvetica становится Arial, а Times становится Times New Roman. Полужирное начертание, курсив, размер и цвет сохраняются, а надстрочный текст, например знаки сносок, остаётся надстрочным.
• • Линии и цветные области. Разделительные линии, рамки и границы таблиц перерисовываются тонкими фигурами, а цветной фон под текстом становится залитыми прямоугольниками.
• • Изображения. Фотографии и другие картинки встраиваются и привязываются к тому месту на странице, где они были.
• • Страницы. Каждая страница PDF становится отдельным разделом с тем же размером страницы, поэтому разрывы страниц остаются на тех же местах, что и в PDF.

Выберите способ под свою задачу

Какой способ вам подходит, зависит от того, что вы будете делать с файлом. Сопоставьте свою цель с одним из этих вариантов:

• • Несколько правок, тот же вид. Конвертируйте в ProPDF и редактируйте текст внутри полей. Если нужно поменять лишь несколько слов, можно обойтись без Word и внести правки прямо в PDF с помощью инструмента ProPDF «Редактировать PDF»: он удаляет со страницы буквы исходного текста, сохраняя фон, и пишет на их место новый текст шрифтом Helvetica, Times или Courier. «Редактировать PDF» отправляет PDF размером до 4 МБ на сервер целиком при открытии и после каждого изменения; более крупный PDF не отправляется, и к нему можно только добавить подписи.
• • Повторное использование текста. Если вы собираетесь переписать большую часть содержимого, со сплошным текстом работать проще. Откройте PDF в Microsoft Word, который может преобразовать его в редактируемый документ (макет может измениться), или скопируйте текст из программы просмотра PDF, а затем примените свои стили.
• • Таблицы, с которыми нужно работать. Обычная конвертация ProPDF не создаёт настоящих таблиц Word. Если нужно сортировать, считать или добавлять строки, попросите исходную электронную таблицу или заново создайте таблицу в Word и вставьте в неё значения.
• • Отсканированный документ. Скан содержит изображения страниц, а не текст, а ProPDF не выполняет OCR. В разделе об отсканированных PDF ниже перечислено, что подойдёт вместо этого.
• • Ваш собственный документ. Если вы сами создали PDF, вернитесь к файлу, из которого он был экспортирован, например к исходному документу Word: редактировать его проще, чем любой результат конвертации.

Как перевести PDF в Word в ProPDF: пошаговая инструкция

«PDF в Word» бесплатный, не требует регистрации и подписки и не добавляет водяной знак в ваши файлы. Прежде чем начать, убедитесь, что PDF цифровой, то есть создан программой, а не отсканирован.

1. 1 Откройте PDF в программе просмотра и попробуйте выделить предложение. Если текст не выделяется, файл, вероятно, является сканом или его текст нарисован фигурами: конвертация не даст редактируемого текста, и вам нужен раздел об отсканированных PDF.
2. 2 Если PDF запрашивает пароль при открытии, сначала снимите пароль инструментом ProPDF «Разблокировать». Для этого его нужно знать.
3. 3 Откройте «PDF в Word» и перетащите файл в область загрузки или щёлкните либо коснитесь её, чтобы выбрать файл. Принимаются файлы до 4 МБ.
4. 4 Проверьте название файла, число страниц и миниатюры первых страниц, чтобы убедиться, что выбрали нужный документ.
5. 5 Нажмите «Конвертировать и скачать». Файл отправляется по HTTPS на сервер ProPDF в Париже и конвертируется.
6. 6 Дождитесь, пока файл .docx скачается автоматически. Он сохраняет имя PDF, так что contract.pdf становится contract.docx, а сервер удаляет свою копию по завершении задачи.
7. 7 Откройте файл в текстовом редакторе и выполните проверки, описанные ниже.

Редактирование сконвертированного документа

Поскольку текст находится в полях, редактирование устроено немного иначе, чем в документе, набранном в Word. Щёлкните внутри поля, чтобы изменить его текст, и помните, что каждое поле остаётся на своём месте на странице.

Если изменения перестроят страницу, например появятся новые разделы или другой порядок, скопировать текст в новый документ часто быстрее, чем двигать десятки полей. При небольших правках учитывайте следующее:

• • Заголовки, подписи и одиночные строки не переносятся. Более длинная замена выходит за край поля и может наложиться на соседний текст, поэтому сохраняйте похожую длину или сократите что-то другое в строке.
• • В полях с абзацами текст переносится заново, но размер поля не меняется. Если добавляете текст, увеличьте поле или сдвиньте то, что находится под ним.
• • Поля можно перемещать и менять их размер. Перетащите поле за край или измените его размер с помощью маркеров.
• • Целый блок можно удалить. Выделите само поле, а не текст внутри, и удалите его.

Другие способы перенести текст в Word

Microsoft Word умеет открыть PDF и преобразовать его в редактируемый документ, но макет может измениться, поэтому сравните результат с PDF, прежде чем на него полагаться.

Если скопировать текст из программы просмотра PDF, вы получите слова без макета. Строки часто заканчиваются принудительными разрывами, а текст из колонок или таблиц может вставиться в неожиданном порядке. Обычно быстрее всего навести порядок, если вставить текст без форматирования, а затем применить свои стили. Этот способ работает только с цифровым PDF, поскольку в скане нет текста, который можно выделить.

Какой бы способ вы ни выбрали, попробуйте его на нескольких типичных страницах, прежде чем конвертировать длинный документ. Вы сразу увидите, подходит ли результат для правок, которые вы задумали.

Что проверить после конвертации

Откройте PDF и файл Word рядом и сравните их постранично. Делайте это в той программе, в которой будете редактировать файл, и сохраните или экспортируйте окончательную версию в PDF из той же программы, чтобы результат совпадал с тем, что вы проверили. Особое внимание обратите на следующее:

• • Шрифты. В файле указано название каждого шрифта, но сам шрифт в нём не содержится. Если заголовок или абзац выглядит не так, как в PDF, установите этот шрифт или выберите похожий.
• • Переносы строк и интервалы. Ищите текст, который выходит за своё поле или налезает на соседний. Слова, перенесённые в PDF с дефисом в конце строки, сохраняют этот дефис, и когда абзац переносится заново, он может оказаться посреди строки.
• • Таблицы. Проверьте, что текст каждой ячейки находится внутри её линий, и помните, что таблицу нельзя отсортировать или расширить.
• • Изображения и рисунки. Фотографии и картинки сохраняются. Диаграммы, схемы и векторные логотипы упрощаются: прямые линии и прямоугольники перерисовываются, но круглые или сложные фигуры могут превратиться в простые цветные прямоугольники, а контурные кривые могут исчезнуть. Цветной фон, покрывающий почти всю страницу, не сохраняется.
• • Символы и флажки. Знаки из символьных шрифтов, например галочки и некоторые маркеры списков, превращаются в маленькие пустые квадраты. Вставьте вместо них символы из вашего текстового редактора.
• • Ссылки. Текст ссылки остаётся, но по нему уже нельзя перейти. Добавьте ссылки заново там, где они нужны.
• • Колонтитулы. Это обычный текст на каждой странице, а не настоящие колонтитулы, поэтому изменение придётся вносить на каждой странице.

Что делать с отсканированным PDF

Отсканированный PDF содержит изображения страниц, а не текст. ProPDF не выполняет OCR, поэтому при конвертации скана вы получите файл Word с изображениями страниц и без текста для редактирования. В зависимости от задачи лучше подойдёт один из этих вариантов:

• • Попросите цифровой оригинал. У человека или организации, которые отсканировали документ, может сохраниться файл, с которого его печатали.
• • Воспользуйтесь программой OCR с экспортом в Word. Многие приложения для сканирования и настольные PDF-редакторы умеют распознавать текст и сохранять результат как редактируемый текст или документ Word. Потом проверьте имена, числа и суммы, поскольку при распознавании символы могут прочитаться неверно.
• • Перенаберите короткие документы. Для одной-двух страниц набрать текст часто быстрее, чем исправлять распознанный.
• • Подпишите скан или поставьте на нём отметки напрямую. Инструмент ProPDF «Подписать PDF» добавляет в браузере нарисованную, введённую или импортированную подпись: это изображение на странице без сертификата, метки времени и журнала аудита. «Редактировать PDF» может добавить отметки X, но не может вписать в скан новые слова: он меняет только найденный текст, а в скане текста нет.
• • Используйте экспорт вашей программы OCR. Если скан уже прошёл OCR, сохраните его в Word в той же программе, а не конвертируйте PDF повторно.

Если конвертация не удалась

Сообщение на экране подсказывает, где искать причину. Вот что означает каждое сообщение и что делать дальше:

• • Файл слишком большой. PDF больше 4 МБ отклоняется сразу при выборе, и появляется сообщение с максимальным размером. Разделите его на части поменьше инструментом ProPDF «Разделить PDF», который работает в браузере и не ограничивает размер файла (важна только память вашего устройства), а затем конвертируйте каждую часть.
• • PDF-файл недействителен или повреждён. Файл не удалось прочитать как PDF, например потому что он скачался не полностью. Скачайте его заново или попросите отправителя прислать новую копию.
• • Произошла ошибка при конвертации. Это общее сообщение объединяет несколько причин: PDF, для открытия которого нужен пароль; конвертация, которая длится дольше 30 секунд, отведённых сервером; сервер, занятый множеством одновременных запросов; или повреждённый файл. Снимите пароль инструментом ProPDF «Разблокировать», разделите длинный документ на части, подождите немного и попробуйте снова или найдите свежую копию файла.