PDF in Word umwandeln (und die Formatierung beibehalten)

Können Sie ein PDF in Word umwandeln und die Formatierung beibehalten?

Teilweise. Wenn Sie ein digitales PDF in Word umwandeln, baut „PDF zu Word“ von ProPDF das Aussehen jeder Seite nach, nicht die Struktur einer Word-Datei: Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf „Konvertieren und herunterladen“. Die .docx-Datei setzt den Text dann normalerweise in positionierte Textfelder, die jede Seite annähernd nachbilden. Schriften, Tabellen und Zeichnungen sollten Sie vor dem Bearbeiten prüfen. Ein gescanntes PDF ohne Textebene ergibt Seitenbilder ohne bearbeitbaren Text, weil ProPDF keine OCR hat.

Um zu verstehen, warum diese Prüfung nötig ist, hilft es zu wissen, was ein PDF tatsächlich enthält. Ein PDF ist für die Anzeige gebaut: Es hält vor allem fest, wo jedes Zeichen, jede Linie und jedes Bild auf der Seite steht. Welche Zeilen einen Absatz bilden, welcher Text eine Überschrift ist oder welches Raster eine Tabelle, verrät es oft nicht.

Ein Word-Dokument funktioniert umgekehrt. Es speichert Absätze, Formatvorlagen und Tabellen, und Ihre Textverarbeitung berechnet daraus das Layout. Beim Umwandeln muss also allein aus Positionen eine Struktur neu aufgebaut werden, und die Entscheidungen des jeweiligen Konverters bestimmen, wie das Ergebnis aussieht und wie leicht es sich bearbeiten lässt.

Diese Anleitung erklärt, was das Beibehalten der Formatierung realistisch bedeuten kann, wie ProPDF Seiten nachbaut, welche Methode zu welchem Ziel passt und was Sie prüfen sollten, sobald Sie die Word-Datei haben. Sie behandelt auch gescannte PDFs, die einen anderen Ansatz brauchen.

Was das Beibehalten der Formatierung wirklich bedeutet

Wer eine Umwandlung sucht, die die Formatierung beibehält, will meist eines von zwei Ergebnissen: eine Datei, die wie das PDF aussieht, oder Text, der sich leicht überarbeiten lässt. Ein Konverter, der auf das Aussehen zielt, setzt den Text in positionierte Textfelder: Die Seite bleibt nah am PDF, aber für einen zusätzlichen ganzen Satz müssen Sie unter Umständen Textfelder von Hand vergrößern. Ein Konverter, der Fließtext erzeugt, liefert eine Datei, die sich leichter bearbeiten lässt, deren Seiten aber vom Original abweichen können, besonders bei Spalten, Randspalten oder Formularen.

Keiner der beiden Ansätze ist falsch. Wählen Sie danach, was Sie als Nächstes mit der Datei vorhaben:

• • Behalten Sie das gleiche Aussehen bei, wenn Sie kleine Änderungen an einem Dokument brauchen, das weiterhin wie das Original aussehen muss: ein Formular, ein Brief mit Briefkopf, eine Preisliste oder eine Bescheinigung.
• • Entscheiden Sie sich für fließenden Text, wenn Sie den Inhalt neu schreiben, umstrukturieren oder in einem anderen Dokument wiederverwenden wollen und bereit sind, einen Teil des Layouts neu zu gestalten.

Wie ProPDF jede Seite nachbaut

„PDF zu Word“ von ProPDF verfolgt den ersten Ansatz. Aus einem digitalen PDF erzeugt es normalerweise eine bearbeitbare .docx-Datei, deren positionierte Textfelder das Layout jeder Seite annähernd nachbilden. Scheitert diese Umwandlung bei einer Datei, erstellt ein zweiter Konverter, die Open-Source-Bibliothek pdf2docx, die Word-Datei auf andere Weise, und was diese Anleitung über Textfelder, Tabellen und Zeichnungen sagt, gilt dann nicht mehr. Keiner der beiden nutzt KI oder OCR: Beide lesen den Text, die Zeichnungen und die Bilder, die in der Datei gespeichert sind.

„PDF zu Word“ läuft auf einem Server. Ihre Datei wird über HTTPS an den ProPDF-Server bei AWS in der Region Paris (eu-west-3) gesendet, dort umgewandelt und gelöscht, sobald der Vorgang abgeschlossen ist. Das Tool akzeptiert PDFs bis 4 MB und lehnt ein PDF ab, das zum Öffnen ein Passwort verlangt.

Manche Strukturen werden nach ihrem Aussehen nachgebaut, nicht nach ihrer Funktion. Tabellen werden keine echten Word-Tabellen: Der Text jeder Zelle steht in einem eigenen Textfeld, und das Raster wird mit Linien gezeichnet, sodass Sie keine Spalte sortieren und keine Zeile hinzufügen können. Kopf- und Fußzeilen sowie Seitenzahlen werden zu gewöhnlichem Text auf jeder Seite, und Links sind nicht mehr anklickbar. Der Rest der Seite wird so behandelt:

• • Text. Kurze Zeilen, Titel, Beschriftungen und Zahlen werden in Textfeldern an ihrer genauen Position fixiert. Normaler Fließtext, also mehrere Zeilen gleicher Größe mit gleichmäßigem Abstand, wird zu einem Textfeld pro Absatz, dessen Text beim Bearbeiten neu umbricht, und Text im Blocksatz bleibt im Blocksatz.
• • Schriften. Jede Schrift behält ihren Namen oder wird einer verbreiteten Entsprechung zugeordnet: Aus Helvetica wird Arial, aus Times wird Times New Roman. Fettdruck, Kursivschrift, Größe und Farbe bleiben erhalten, und hochgestellter Text wie Fußnotenzeichen bleibt hochgestellt.
• • Linien und farbige Flächen. Trennlinien, Rahmen und Tabellenränder werden als dünne Formen neu gezeichnet, und farbige Hintergründe hinter Text werden zu gefüllten Rechtecken.
• • Bilder. Fotos und andere Bilder werden eingebettet und dort verankert, wo sie auf der Seite standen.
• • Seiten. Jede PDF-Seite wird zu einem eigenen Abschnitt mit derselben Seitengröße, sodass die Seitenumbrüche an denselben Stellen liegen wie im PDF.

Wählen Sie die Methode, die zu Ihrem Ziel passt

Welche Methode zu Ihnen passt, hängt davon ab, was Sie mit der Datei vorhaben. Ordnen Sie Ihr Ziel einem dieser Wege zu:

• • Wenige Änderungen, gleiches Aussehen. Wandeln Sie mit ProPDF um und bearbeiten Sie den Text in den Textfeldern. Für eine Handvoll Wörter können Sie Word auch überspringen und „PDF bearbeiten“ von ProPDF direkt auf das PDF anwenden: Es entfernt die Buchstaben des ursprünglichen Textes von der Seite, lässt den Hintergrund stehen und schreibt den neuen Text in Helvetica, Times oder Courier an ihre Stelle. „PDF bearbeiten“ sendet ein PDF bis 4 MB beim Öffnen und nach jeder Änderung vollständig an den Server; ein größeres PDF wird nicht gesendet, und es lassen sich dann nur Unterschriften hinzufügen.
• • Den Text wiederverwenden. Wenn Sie den Großteil des Inhalts neu schreiben wollen, lässt sich fließender Text leichter bearbeiten. Öffnen Sie das PDF in Microsoft Word, das es in ein bearbeitbares Dokument umwandeln kann (das Layout kann sich dabei ändern), oder kopieren Sie den Text aus einem PDF-Viewer, und wenden Sie dann Ihre eigenen Formatvorlagen an.
• • Tabellen, mit denen Sie arbeiten müssen. Die normale Umwandlung von ProPDF erzeugt keine echten Word-Tabellen. Wenn Sie sortieren, rechnen oder Zeilen hinzufügen müssen, fragen Sie nach der ursprünglichen Tabellenkalkulationsdatei, oder bauen Sie die Tabelle in Word neu auf und fügen Sie die Werte ein.
• • Ein gescanntes Dokument. Ein Scan enthält Bilder von Seiten, keinen Text, und ProPDF bietet keine OCR. Der Abschnitt zu gescannten PDFs weiter unten nennt, was stattdessen funktioniert.
• • Ihr eigenes Dokument. Wenn Sie das PDF selbst erstellt haben, gehen Sie zu der Datei zurück, aus der es exportiert wurde, etwa zum ursprünglichen Word-Dokument: Das Original lässt sich leichter bearbeiten als jede Umwandlung.

PDF mit ProPDF in Word umwandeln, Schritt für Schritt

„PDF zu Word“ ist kostenlos, ohne Konto und ohne Abo, und fügt Ihren Dateien kein Wasserzeichen hinzu. Prüfen Sie vor dem Start, ob das PDF digital ist, also von einem Programm erstellt und nicht gescannt wurde.

1. 1 Öffnen Sie das PDF in einem PDF-Viewer und versuchen Sie, einen Satz zu markieren. Lässt sich kein Text markieren, ist die Datei wahrscheinlich ein Scan, oder ihr Text ist als Formen gezeichnet: Die Umwandlung liefert Ihnen dann keinen bearbeitbaren Text, und es gilt der Abschnitt zu gescannten PDFs.
2. 2 Verlangt das PDF beim Öffnen ein Passwort, entfernen Sie es zuerst mit dem Tool „Entsperren“ von ProPDF. Sie müssen das Passwort kennen.
3. 3 Öffnen Sie „PDF zu Word“ und legen Sie die Datei im Upload-Bereich ab, oder klicken oder tippen Sie auf den Bereich, um sie auszuwählen. Dateien bis 4 MB werden akzeptiert.
4. 4 Prüfen Sie den Dateinamen, die Anzahl der Seiten und die Vorschaubilder der ersten Seiten, um sicherzugehen, dass Sie das richtige Dokument gewählt haben.
5. 5 Klicken Sie auf „Konvertieren und herunterladen“. Die Datei wird über HTTPS an den ProPDF-Server in Paris gesendet und umgewandelt.
6. 6 Warten Sie, bis die .docx-Datei automatisch heruntergeladen wird. Sie behält den Namen des PDFs, aus vertrag.pdf wird also vertrag.docx, und der Server löscht seine Kopie, sobald der Vorgang abgeschlossen ist.
7. 7 Öffnen Sie die Datei in Ihrer Textverarbeitung und gehen Sie die unten beschriebenen Prüfungen durch.

Das umgewandelte Dokument bearbeiten

Da der Text in Textfeldern steht, funktioniert das Bearbeiten etwas anders als bei einem in Word getippten Dokument. Klicken Sie in ein Textfeld, um seinen Text zu ändern, und denken Sie daran, dass jedes Textfeld seinen Platz auf der Seite behält.

Wenn Ihre Änderungen die Seite umgestalten, etwa durch neue Abschnitte oder eine andere Reihenfolge, ist es oft schneller, den Text in ein neues Dokument zu kopieren, als Dutzende Textfelder zu verschieben. Beachten Sie bei kleineren Änderungen diese Punkte:

• • Titel, Beschriftungen und einzelne Zeilen brechen nicht um. Ein längerer Ersatztext läuft über den Rand seines Textfelds hinaus und kann benachbarten Text überdecken. Halten Sie daher eine ähnliche Länge ein oder kürzen Sie etwas anderes in der Zeile.
• • Absatz-Textfelder brechen neu um, behalten aber ihre Größe. Wenn Sie Text hinzufügen, vergrößern Sie das Textfeld oder verschieben Sie, was darunter steht.
• • Textfelder lassen sich verschieben und in der Größe ändern. Ziehen Sie ein Textfeld an seinem Rand, oder ändern Sie seine Größe mit den Anfassern.
• • Ein ganzer Block lässt sich entfernen. Markieren Sie das Textfeld selbst, nicht den Text darin, und löschen Sie es.

Andere Wege, den Text in Word zu bekommen

Microsoft Word kann ein PDF öffnen und in ein bearbeitbares Dokument umwandeln, aber das Layout kann sich ändern. Vergleichen Sie das Ergebnis daher mit dem PDF, bevor Sie sich darauf verlassen.

Wenn Sie Text aus einem PDF-Viewer kopieren, erhalten Sie die Wörter ohne das Layout. Zeilen enden oft mit festen Zeilenumbrüchen, und Text aus Spalten oder Tabellen kann in unerwarteter Reihenfolge eingefügt werden. Am schnellsten räumen Sie meist auf, indem Sie den Text unformatiert einfügen und dann eigene Formatvorlagen anwenden. Das Kopieren funktioniert nur bei einem digitalen PDF, da ein Scan keinen markierbaren Text enthält.

Welche Methode Sie auch wählen, testen Sie sie an einigen typischen Seiten, bevor Sie ein langes Dokument umwandeln. So sehen Sie gleich, ob das Ergebnis zu den geplanten Änderungen passt.

Was Sie nach dem Umwandeln prüfen sollten

Öffnen Sie das PDF und die Word-Datei nebeneinander und vergleichen Sie sie Seite für Seite. Tun Sie das in dem Programm, mit dem Sie die Datei bearbeiten werden, und speichern oder exportieren Sie die endgültige Fassung aus demselben Programm als PDF, damit das Ergebnis dem entspricht, was Sie geprüft haben. Achten Sie besonders auf diese Punkte:

• • Schriften. Die Datei nennt jede Schrift, enthält sie aber nicht. Sieht ein Titel oder Absatz anders aus als im PDF, installieren Sie die Schrift oder wählen Sie eine ähnliche.
• • Zeilenumbrüche und Abstände. Suchen Sie nach Text, der über sein Textfeld hinausläuft oder benachbarten Text überdeckt. Wörter, die im PDF am Zeilenende getrennt sind, behalten ihren Trennstrich, der mitten in der Zeile landen kann, wenn der Absatz neu umbricht.
• • Tabellen. Prüfen Sie, ob der Text jeder Zelle innerhalb ihrer Linien steht, und denken Sie daran, dass sich die Tabelle weder sortieren noch erweitern lässt.
• • Bilder und Zeichnungen. Fotos und Bilder bleiben erhalten. Diagramme, Schaubilder und Vektorlogos werden vereinfacht: Gerade Linien und Rechtecke werden neu gezeichnet, aber runde oder komplexe Formen können zu einfachen farbigen Rechtecken werden, und als Kontur gezeichnete Kurven können verschwinden. Ein farbiger Hintergrund, der fast die ganze Seite bedeckt, bleibt nicht erhalten.
• • Symbole und Kontrollkästchen. Zeichen aus Symbolschriften, etwa Häkchen und manche Aufzählungszeichen, werden zu kleinen leeren Quadraten. Ersetzen Sie sie durch ein Symbol aus Ihrer Textverarbeitung.
• • Links. Der verlinkte Text bleibt, ist aber nicht mehr anklickbar. Fügen Sie die Links dort, wo Sie sie brauchen, neu hinzu.
• • Kopf- und Fußzeilen. Sie sind gewöhnlicher Text auf jeder Seite statt echter Kopf- und Fußzeilen, daher muss eine Änderung auf jeder Seite vorgenommen werden.

Was Sie mit einem gescannten PDF tun können

Ein gescanntes PDF enthält Bilder von Seiten statt Text. ProPDF bietet keine OCR, daher ergibt die Umwandlung eines Scans eine Word-Datei mit Bildern der Seiten und ohne bearbeitbaren Text. Je nach Bedarf funktioniert einer dieser Wege besser:

• • Fragen Sie nach dem digitalen Original. Die Person oder Organisation, die das Dokument gescannt hat, hat vielleicht noch die Datei, aus der es gedruckt wurde.
• • Nutzen Sie OCR-Software, die nach Word exportiert. Viele Scan-Apps und Desktop-PDF-Editoren enthalten eine Texterkennung und können das Ergebnis als bearbeitbaren Text oder als Word-Dokument speichern. Prüfen Sie danach Namen, Zahlen und Beträge, da die Erkennung Zeichen falsch lesen kann.
• • Tippen Sie kurze Dokumente neu ab. Bei einer oder zwei Seiten geht das Abtippen oft schneller als das Bereinigen erkannten Textes.
• • Unterschreiben Sie direkt auf dem Scan oder kreuzen Sie dort Kästchen an. „PDF unterschreiben“ von ProPDF fügt in Ihrem Browser eine gezeichnete, getippte oder importierte Unterschrift hinzu. Sie ist ein Bild auf der Seite, ohne Zertifikat, Zeitstempel oder Prüfprotokoll. „PDF bearbeiten“ von ProPDF kann X-Markierungen setzen, aber keine neuen Wörter auf einen Scan schreiben: Es ändert nur Text, den es erkennt, und ein Scan hat keinen.
• • Nutzen Sie den Export Ihrer OCR-Software. Wurde ein Scan bereits mit OCR verarbeitet, speichern Sie ihn mit derselben Software als Word-Datei, statt das PDF erneut umzuwandeln.

Wenn die Umwandlung scheitert

Die angezeigte Meldung verrät, wo Sie ansetzen sollten. Hier sehen Sie, was jede Meldung bedeutet und was Sie als Nächstes tun können:

• • „Datei zu groß“: Ein PDF über 4 MB wird abgelehnt, sobald Sie es auswählen, mit einer Meldung, die die maximale Größe nennt. Teilen Sie es mit „PDF teilen“ von ProPDF in kleinere Teile auf und wandeln Sie dann jeden Teil um. Dieses Browser-Tool hat keine Obergrenze für die Dateigröße (nur der Arbeitsspeicher Ihres Geräts zählt).
• • „Die PDF-Datei ist ungültig oder beschädigt“: Die Datei konnte nicht als PDF gelesen werden, zum Beispiel weil ein Download unvollständig war. Laden Sie sie erneut herunter oder bitten Sie den Absender um eine neue Kopie.
• • „Bei der Konvertierung ist ein Fehler aufgetreten“: Diese allgemeine Meldung deckt mehrere Ursachen ab, nämlich ein PDF, das zum Öffnen ein Passwort verlangt, eine Umwandlung, die länger dauert als die 30 Sekunden, die der Server erlaubt, einen Server, der gerade viele Anfragen gleichzeitig bearbeitet, oder eine beschädigte Datei. Entfernen Sie das Passwort mit „Entsperren“ von ProPDF, teilen Sie ein langes Dokument in Teile auf, warten Sie einen Moment und versuchen Sie es erneut, oder besorgen Sie sich eine neue Kopie der Datei.