PDF komprimieren: Dateigröße für E-Mails reduzieren

Ist ein PDF zu groß für einen E-Mail-Anhang, können Sie es komprimieren, um seine Dateigröße zu verringern. Diese Anleitung zeigt, wie Sie ein PDF mit „PDF komprimieren“ kostenlos verkleinern, was jede Stufe an Ihrer Datei ändert und was Sie versuchen können, wenn sich die Größe kaum ändert. Sie müssen kein Konto anlegen, und das Ergebnis trägt kein Wasserzeichen.

Was ein PDF groß macht

Den größten Teil der Dateigröße eines großen PDFs machen Bilder aus: Fotos, gescannte Seiten und Screenshots, die in hoher Auflösung gespeichert sind. Eingebettete Schriften tragen etwas dazu bei, ebenso die interne Struktur der Datei.

Text selbst braucht wenig Platz. Ein Dokument, das nur aus Text besteht, ist meist schon klein, sodass die Komprimierung wenig daraus entfernen kann.

PDF verkleinern, Schritt für Schritt

1. 1 Öffnen Sie „PDF komprimieren“ und ziehen Sie Ihre Datei auf die Seite, oder wählen Sie sie auf Ihrem Gerät aus. Das Tool nimmt jeweils ein PDF an und zeigt seinen Namen, die Anzahl der Seiten und die Größe.
2. 2 Wählen Sie unter „Komprimierungsstufe“ „Niedrig“, „Mittel“ oder „Hoch“. Standardmäßig ist „Mittel“ ausgewählt.
3. 3 Klicken Sie auf „Komprimieren und herunterladen“. Die Datei wird über HTTPS an den ProPDF-Server bei AWS in der Region Paris (eu-west-3) gesendet, dort komprimiert und gelöscht, sobald der Vorgang abgeschlossen ist.
4. 4 Ist die Datei kleiner geworden, vergleichen Sie die Größen bei „Original“ und „Komprimiert“ und klicken Sie auf „Herunterladen“. An den Namen der neuen Datei wird _compressed angehängt. Verringert die gewählte Stufe die Größe nicht, wird kein Download angeboten.

Was die drei Stufen ändern

Jede Stufe bearbeitet die Bilder im PDF. Wird ein Bild auf der Seite mit einer höheren Auflösung als dem Schwellenwert der Stufe dargestellt, wird es auf deren Zielwert herunterskaliert, und jedes Bild wird erneut als JPEG in der Qualität der Stufe gespeichert. Die neue Version ersetzt das Original nur, wenn sie mehr als 12 % kleiner ist, und transparente Bilder oder Bilder mit weniger als 8100 Pixeln bleiben unverändert.

• • Niedrig: Bilder über 160 dpi werden auf 150 dpi verkleinert, JPEG-Qualität 82. Die schonendste Stufe, für Fotos und Scans, deren Details erhalten bleiben sollen.
• • Mittel: Bilder über 140 dpi werden auf 120 dpi verkleinert, JPEG-Qualität 68. Ein Mittelweg für Dokumente, die am Bildschirm gelesen werden.
• • Hoch: Bilder über 120 dpi werden auf 96 dpi verkleinert, JPEG-Qualität 52. Die stärkste Stufe, für Dateien, bei denen die Größe wichtiger ist als die Bilddetails.

Was die Komprimierung nicht antastet

Text und Vektorgrafiken werden nicht verändert, sodass echter Text scharf und markierbar bleibt. Text, der Teil eines Bildes ist, etwa auf einer gescannten Seite oder einem Screenshot, wird mit diesem Bild komprimiert. Prüfen Sie daher bei der Stufe „Hoch“, ob er noch lesbar ist.

Transparente Bilder bleiben unverändert, ebenso sehr kleine Bilder mit weniger Pixeln als ein Quadrat von 90x90. Das Ergebnis ist nie größer als Ihr Original.

Weitere Änderungen an der Datei

Auf dem Server behält das Tool von jeder eingebetteten Schrift nach Möglichkeit nur die tatsächlich verwendeten Zeichen und entfernt die XMP-Metadaten, während Titel und Autor des Dokuments erhalten bleiben. Diese und die folgenden Änderungen erhalten Sie nur, wenn der Server eine kleinere Datei zurückgibt. Die unter „Große Dateien“ beschriebene Ausweichlösung im Browser nimmt keine davon vor.

Außerdem setzt es interaktive Formularfelder auf ihre Standardwerte zurück und entfernt angehängte Dateien, Skripte und Antworten auf Kommentare. Bewahren Sie das Original eines ausgefüllten Formulars auf und komprimieren Sie eine Kopie.

Wenn die Datei kaum kleiner wird

Bei einem PDF, das überwiegend aus Text besteht oder schon einmal komprimiert wurde, bleibt wenig zu entfernen. Die Verkleinerung kann dann gering ausfallen, oder das Tool zeigt „Bereits optimiert“ an und bietet keinen Download an, weil die gewählte Stufe die Datei nicht weiter verkleinern konnte.

Versuchen Sie eine höhere Stufe, wenn ein geringer Detailverlust bei den Bildern akzeptabel ist. Sie können auch nicht benötigte Seiten mit „Seiten löschen“ entfernen oder mit „Seiten extrahieren“ nur die wichtigen Seiten behalten. Beide Tools laufen in Ihrem Browser.

„PDF komprimieren“ kann kein PDF öffnen, das ein Passwort verlangt. Entfernen Sie das Passwort zuerst mit „Entsperren“ (Sie müssen es kennen), komprimieren Sie die Datei und fügen Sie danach mit „Schützen“ wieder ein Passwort hinzu, wenn sie geschützt bleiben muss.

Große Dateien

Die Komprimierung auf dem Server akzeptiert Dateien bis 4 MB. Eine größere Datei sendet die Seite trotzdem zuerst, und wenn der Server sie ablehnt oder aus einem anderen Grund scheitert, weicht das Tool auf eine leichtere Optimierung in Ihrem Browser aus, worauf die Ergebnisanzeige hinweist. Diese Ausweichlösung lässt die Bilder unverändert und ignoriert die gewählte Stufe, und die Größe sinkt meist deutlich weniger.

Teilen Sie einen großen Scan mit „PDF teilen“ in kleinere Teile auf, komprimieren Sie jeden Teil und fügen Sie die Teile danach mit „PDF zusammenführen“ wieder zusammen.

Ein komprimiertes PDF per E-Mail versenden

E-Mail-Dienste legen eigene Grenzen für Anhänge fest, und diese unterscheiden sich von Anbieter zu Anbieter. Prüfen Sie die Grenze Ihres Dienstes, bevor Sie eine Stufe wählen, und denken Sie daran, dass der Dienst des Empfängers eine eigene hat.

Öffnen Sie die komprimierte Datei vor dem Versand und prüfen Sie, ob Scans und Fotos noch lesbar sind. Ist sie für eine einzelne Nachricht immer noch zu groß, senden Sie sie in mehreren Teilen, die Sie mit „PDF teilen“ erstellen.

Bei einem vertraulichen Dokument kann der Bereich, der nach dem Download erscheint, die Datei direkt an „Schützen“ übergeben, das ebenfalls auf dem ProPDF-Server in Paris läuft. Es fügt eine AES-256-Verschlüsselung hinzu, sodass zum Öffnen der Datei das Passwort nötig ist: Senden Sie dieses Passwort über einen anderen Kanal als die E-Mail.