Как сжать PDF и уменьшить размер файла для отправки по почте

Если PDF слишком тяжёлый, чтобы прикрепить его к письму и отправить по электронной почте, его можно сжать и уменьшить размер. В этом руководстве показано, как бесплатно сжать PDF инструментом «Сжать PDF», что меняет в файле каждый уровень и что попробовать, если размер почти не уменьшается. Регистрироваться не нужно, а на результате нет водяного знака.

Что делает PDF тяжёлым

Основную часть веса большого PDF составляют изображения: фотографии, отсканированные страницы и снимки экрана в высоком разрешении. Встроенные шрифты тоже добавляют вес, как и внутренняя структура файла.

Сам текст весит мало. Документ, состоящий только из текста, обычно и так небольшой, поэтому сжатию почти нечего из него убрать.

Как сжать PDF: пошаговая инструкция

1. 1 Откройте «Сжать PDF» и перетащите файл на страницу или выберите его на своём устройстве. Инструмент принимает один PDF за раз и показывает его название, число страниц и размер.
2. 2 В разделе «Уровень сжатия» выберите «Низкий», «Средний» или «Высокий». По умолчанию выбран «Средний».
3. 3 Нажмите «Сжать и скачать». Файл отправляется по HTTPS на сервер ProPDF в AWS, в регионе Париж (eu-west-3), сжимается там и удаляется сразу после завершения задачи.
4. 4 Если файл стал меньше, сравните размеры «Оригинал» и «Сжатый» и нажмите «Скачать». К имени нового файла добавляется _compressed. Если выбранный уровень не уменьшает размер, скачать ничего не предлагается.

Что меняют три уровня

Каждый уровень работает с изображениями внутри PDF. Если изображение выводится на странице с разрешением выше порога уровня, оно уменьшается до целевого разрешения этого уровня, и каждое изображение заново сохраняется в JPEG с качеством, заданным уровнем. Новая версия заменяет исходную, только если она меньше более чем на 12 %, а прозрачные изображения и изображения, в которых меньше 8100 пикселей, остаются как есть.

• • «Низкий»: изображения с разрешением выше 160 dpi уменьшаются до 150 dpi, качество JPEG 82. Самый щадящий уровень для фотографий и сканов, в которых важно сохранить детали.
• • «Средний»: изображения выше 140 dpi уменьшаются до 120 dpi, качество JPEG 68. Золотая середина для документов, которые читают с экрана.
• • «Высокий»: изображения выше 120 dpi уменьшаются до 96 dpi, качество JPEG 52. Самый сильный уровень для файлов, где размер важнее детализации изображений.

Что сжатие не затрагивает

Текст и векторная графика не затрагиваются, поэтому настоящий текст остаётся чётким и его можно выделить. Текст, который является частью изображения, например отсканированной страницы или снимка экрана, сжимается вместе с этим изображением, поэтому на уровне «Высокий» проверьте, что он по-прежнему читается.

Прозрачные изображения остаются как есть, как и совсем маленькие, в которых меньше пикселей, чем в квадрате 90x90. Результат никогда не бывает больше оригинала.

Другие изменения в файле

На сервере инструмент по возможности оставляет от каждого встроенного шрифта только реально используемые символы и удаляет метаданные XMP, а название и автор документа сохраняются. Вы получаете эти изменения, как и описанные ниже, только если сервер возвращает файл меньшего размера. Резервная оптимизация в браузере, описанная в разделе «Большие файлы», ничего из этого не делает.

Кроме того, он сбрасывает интерактивные поля форм к значениям по умолчанию и удаляет вложенные файлы, скрипты и ответы на комментарии. Сохраните оригинал заполненной формы и сжимайте копию.

Если файл почти не уменьшается

В PDF, который состоит в основном из текста или уже был сжат раньше, убирать почти нечего. Тогда уменьшение может оказаться небольшим, или инструмент покажет «Уже оптимизирован» и не предложит скачать файл, потому что выбранный уровень не смог сделать его меньше.

Попробуйте уровень выше, если изображения могут потерять часть деталей. Можно также удалить ненужные страницы инструментом «Удалить страницы» или оставить только важные с помощью «Извлечь страницы»: оба инструмента работают в браузере.

«Сжать PDF» не может открыть PDF, который запрашивает пароль. Сначала снимите пароль инструментом «Разблокировать» (для этого его нужно знать), сожмите файл, а затем снова установите пароль инструментом «Защитить», если файл должен оставаться защищённым.

Большие файлы

Сжатие на сервере принимает файлы до 4 МБ. Файл большего размера страница всё равно сначала отправляет, и если сервер его отклоняет или происходит любой другой сбой, инструмент переходит к более лёгкой оптимизации в браузере, о чём сообщает экран результата. Эта резервная оптимизация не трогает изображения и не учитывает выбранный уровень, а размер обычно уменьшается гораздо меньше.

Большой скан разделите на части поменьше инструментом «Разделить PDF», сожмите каждую часть, а затем снова соедините их инструментом «Объединить PDF».

Отправка сжатого PDF по электронной почте

Почтовые сервисы сами устанавливают ограничения на размер вложений, и у разных провайдеров они разные. Прежде чем выбирать уровень, узнайте ограничение своего сервиса и учтите, что у сервиса получателя оно своё.

Перед отправкой откройте сжатый файл и проверьте, что сканы и фотографии по-прежнему читаются. Если он всё ещё слишком велик для одного письма, отправьте его несколькими частями, созданными в инструменте «Разделить PDF».

Если документ конфиденциальный, панель, которая появляется после скачивания, может сразу передать файл в инструмент «Защитить», который тоже работает на сервере ProPDF в Париже. Он добавляет шифрование AES-256, и для открытия файла потребуется пароль: передайте этот пароль по другому каналу, а не в том же письме.