Passwort aus einem PDF entfernen (wenn Sie es kennen)

Kann man ein PDF-Passwort entfernen?

Ja, sofern Sie das Passwort kennen. Sie können ein PDF-Passwort entfernen, indem Sie die Datei einmal damit öffnen und eine Kopie ohne Schutz speichern, entweder mit dem Tool „Entsperren“ von ProPDF oder mit Software, die Sie bereits haben. Die Kopie lässt sich dann wie jedes andere PDF öffnen, drucken und kopieren.

Diese Anleitung gilt für PDFs, die Ihnen gehören oder die Sie verwenden dürfen und deren Passwort Sie kennen. ProPDF hat keine Funktion, die ein Passwort errät oder wiederherstellt.

Sie erfahren außerdem, wie Sie die zwei Arten von PDF-Passwörtern unterscheiden, was beim Entsperren mit Ihrem Dokument geschieht und wann es klüger ist, den Schutz beizubehalten. Die letzten Abschnitte zeigen, wie Sie wieder ein Passwort setzen, was zu tun ist, wenn das Entsperren scheitert, und wo Sie suchen können, wenn das Passwort fehlt.

Zwei Arten von PDF-Passwörtern

Ein PDF kann mit zwei verschiedenen Passwörtern versehen sein, und eine Datei kann eines davon oder beide haben. Ein Öffnungspasswort, manchmal Benutzerpasswort genannt, wird abgefragt, sobald Sie die Datei öffnen wollen. Ohne dieses Passwort bleibt der Inhalt verschlüsselt, und nichts kann angezeigt werden.

Ein Berechtigungspasswort, manchmal Besitzerpasswort genannt, funktioniert anders. Die Datei öffnet sich normal, aber Drucken, Kopieren von Text oder Bearbeiten können gesperrt sein. Mit diesem zweiten Passwort lassen sich diese Einschränkungen ändern oder aufheben.

Um herauszufinden, welches Passwort vorliegt, öffnen Sie die Datei in Ihrem gewohnten PDF-Viewer. Eine sofortige Passwortabfrage bedeutet ein Öffnungspasswort. Eine Datei, die sich öffnet, aber Drucken oder Kopieren verweigert, hat Einschränkungen, die mit einem Berechtigungspasswort festgelegt wurden, und in vielen Viewern listen die Dokumenteigenschaften diese Sicherheitseinstellungen auf.

Geben Sie das passende Passwort ein: das Öffnungspasswort für eine Datei, die sich nicht öffnen lässt, das Berechtigungspasswort für eine Datei, die sich mit Einschränkungen öffnet. Wenn Sie es nicht haben, fragen Sie den Absender oder den Eigentümer des Dokuments.

Das Passwort mit „Entsperren“ von ProPDF entfernen

„Entsperren“ von ProPDF nimmt ein PDF und sein Passwort entgegen und gibt eine Kopie ohne Passwort und ohne Einschränkungen zurück. Das Tool ist kostenlos, ohne Konto und ohne Abo, und akzeptiert Dateien bis 4 MB.

1. 1 Öffnen Sie „Entsperren“ von ProPDF und ziehen Sie Ihr PDF auf den Upload-Bereich, oder klicken oder tippen Sie auf den Bereich, um die Datei auszuwählen. Eine Datei über 4 MB wird mit einer Meldung abgelehnt, die die maximale Größe nennt.
2. 2 Prüfen Sie, ob der angezeigte Dateiname und die Größe zu dem Dokument passen, das Sie entsperren möchten.
3. 3 Geben Sie das Passwort in das Passwortfeld ein. Mit dem Augensymbol blenden Sie die Zeichen ein und erkennen so Tippfehler leichter.
4. 4 Wählen Sie „Entsperren und herunterladen“. Die Schaltfläche wird aktiv, sobald das Feld etwas enthält.
5. 5 Warten Sie, bis die entsperrte Kopie automatisch heruntergeladen wird. Sie behält den ursprünglichen Namen mit dem Zusatz _unlocked, aus bericht.pdf wird also bericht_unlocked.pdf.
6. 6 Öffnen Sie die Kopie und vergewissern Sie sich, dass sie kein Passwort mehr verlangt und dass Drucken und Kopieren funktionieren.

Was mit Ihrer Datei und Ihrem Passwort geschieht

„Entsperren“ ist eines der acht ProPDF-Tools, die auf einem Server laufen. Ihr PDF und das eingegebene Passwort werden über HTTPS an den ProPDF-Server bei AWS in der Region Paris (eu-west-3) gesendet. Der Server öffnet die Datei mit dem Passwort, speichert eine Kopie ohne Verschlüsselung und sendet sie an Ihren Browser zurück.

Die Datei wird vom Server gelöscht, wenn der Vorgang abgeschlossen ist, und weder das Dokument noch das Passwort werden aufbewahrt. Passt das Passwort nicht, lehnt der Server die Datei ab, die Seite zeigt einen Fehler an und nichts wird heruntergeladen. Das Tool unternimmt einen einzigen Versuch mit Ihrer Eingabe und probiert nie andere Passwörter aus.

„Entsperren“ verarbeitet die übliche Passwortverschlüsselung von PDFs. Manche Organisationen verschlüsseln ein PDF stattdessen mit digitalen Zertifikaten für namentlich bestimmte Empfänger: Eine solche Datei öffnet sich nur mit der passenden digitalen ID, und „Entsperren“ von ProPDF kann sie nicht verarbeiten.

Sobald die Kopie fertig ist, bietet der Bereich „Datei fertig“ an, damit in einem anderen Tool weiterzuarbeiten, etwa „PDF komprimieren“, „PDF bearbeiten“, „PDF unterschreiben“ oder „PDF zusammenführen“, ohne die Datei erneut auszuwählen, und Sie können sie dort bei Bedarf erneut herunterladen. Das Entsperren muss ohnehin oft zuerst kommen: „PDF komprimieren“ und „PDF zu Word“ lehnen beide eine Datei ab, die zum Öffnen ein Passwort braucht.

Andere Wege mit Software, die Sie bereits haben

Ein Online-Tool brauchen Sie nicht, wenn sich die Datei auf Ihrem Computer mit ihrem Passwort öffnen lässt und Sie einen PDF-Editor für den Desktop haben. Das Gleiche gilt, wenn Sie das PDF selbst erstellt haben. Jeder der beiden Wege hat seine Voraussetzungen.

Der erste besteht darin, die Sicherheitseinstellungen in einem PDF-Editor für den Desktop zu ändern. Vollwertige PDF-Editoren lassen Sie die Datei in der Regel mit ihrem Passwort öffnen, die Dokumentsicherheit deaktivieren und eine Kopie speichern. Hat die Datei ein Berechtigungspasswort, fragt der Editor danach, bevor er Sie die Sicherheit ändern lässt.

Da die Seiten nicht neu gerendert werden, bleiben Links und Formularfelder normalerweise erhalten, und der Text ist genauso scharf und lässt sich genauso leicht markieren wie im Original.

Der zweite eignet sich für ein PDF, das Sie selbst aus einem Textdokument, einer Tabelle oder einer Präsentation erstellt haben: Öffnen Sie dieses Originaldokument und exportieren Sie es erneut als PDF, ohne ein Passwort festzulegen. Das neue PDF zeigt das Dokument in seinem aktuellen Stand. Prüfen Sie daher, ob es der Version entspricht, die Sie geschützt hatten.

Welche Methode Sie auch nutzen, behalten Sie die geschützte Originaldatei und geben Sie der neuen Kopie einen eindeutigen Namen. So wissen Sie immer, welche Version Sie bedenkenlos teilen können.

Wann Sie das Passwort behalten sollten

Ein Passwort hat oft einen guten Grund. Eine entsperrte Kopie öffnet sich für jeden: Sie kann weitergeleitet, mit einem freigegebenen Ordner synchronisiert oder in Ihrem Download-Ordner vergessen werden.

Überlegen Sie es sich gut, bevor Sie Dokumente mit finanziellen, medizinischen oder rechtlichen Informationen oder Angaben zu Ihrer Identität entsperren, etwa Steuererklärungen, Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Verträge, ärztliche Befunde oder Scans eines Ausweises. Wenn Sie an einem davon arbeiten müssen, begrenzen ein paar Gewohnheiten das Risiko:

• • Entsperren Sie eine Arbeitskopie, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und schützen Sie die endgültige Fassung wieder.
• • Lassen Sie die geschützte Originaldatei unverändert.
• • Löschen Sie die entsperrten Kopien, die Sie nicht mehr brauchen, auch die in Ihrem Download-Ordner.
• • Wenn Sie eine geschützte Datei teilen, senden Sie das Passwort über einen anderen Kanal, zum Beispiel per SMS bei einer Datei, die per E-Mail verschickt wird. Eine einzelne abgefangene Nachricht reicht dann nicht aus, um sie zu öffnen.

So schützen Sie die Datei wieder

„Schützen“ von ProPDF versieht Ihr PDF wieder mit einem Passwort und einer AES-256-Verschlüsselung: Zum Öffnen der Datei ist das Passwort nötig. Wie „Entsperren“ läuft das Tool auf dem ProPDF-Server in Paris. Die Datei wird über HTTPS gesendet, verschlüsselt, an Sie zurückgegeben und gelöscht, wenn der Vorgang abgeschlossen ist.

„Schützen“ legt ein einziges Passwort fest und hat keine eigenen Optionen für Drucken oder Kopieren. Geben Sie das Passwort also nur Personen, die das ganze Dokument lesen dürfen. ProPDF bewahrt das Passwort nicht auf: Speichern Sie es in einem Passwort-Manager, denn niemand bei ProPDF kann es später für Sie abrufen.

1. 1 Öffnen Sie „Schützen“ von ProPDF und wählen Sie Ihr PDF, bis 4 MB.
2. 2 Geben Sie ein Passwort ein und wiederholen Sie es im Feld „Passwort bestätigen“. Beide Eingaben müssen übereinstimmen.
3. 3 Achten Sie auf die Anzeige der Passwortstärke. Sie zeigt „Mittel“ ab acht Zeichen mit mindestens einem Buchstaben und einer Ziffer und „Stark“ ab 12 Zeichen mit mindestens einem Sonderzeichen.
4. 4 Wählen Sie „Schützen und herunterladen“. Die geschützte Kopie wird mit dem Zusatz _protected im Namen heruntergeladen, zum Beispiel bericht_protected.pdf.
5. 5 Öffnen Sie die Kopie, um sich zu vergewissern, dass sie nach dem Passwort fragt, bevor sie etwas anzeigt.

Wenn das Entsperren nicht funktioniert

Prüfen Sie diese Punkte, bevor Sie es erneut versuchen. Jeder entspricht einer Situation, die das Entsperren verhindert oder so aussehen lässt, als wäre nichts passiert.

• • Das Passwort wird abgelehnt. Bei Passwörtern zählt die Groß- und Kleinschreibung, prüfen Sie also die Feststelltaste und Ihre Tastaturbelegung, und achten Sie auf ein Leerzeichen, das mit dem Passwort kopiert wurde. Ähnlich aussehende Zeichen wie der Buchstabe O und die Ziffer 0 werden leicht verwechselt. Mit dem Augensymbol sehen Sie, was Sie tatsächlich eingegeben haben.
• • Die Datei ist größer als 4 MB. Server-Tools akzeptieren Dateien bis zu dieser Größe, daher kann ProPDF diese nicht entsperren. Nutzen Sie eine der Methoden mit Ihrer eigenen Software, oder bitten Sie den Absender um eine kleinere oder ungeschützte Kopie.
• • Die Datei nutzt eine Zertifikatsverschlüsselung. Sie öffnet sich nur mit der digitalen ID, für die sie erstellt wurde. Bitten Sie den Absender stattdessen um eine mit Passwort geschützte Version oder um eine ungeschützte Kopie.
• • Eine Meldung bittet Sie zu warten. Die Server-Tools teilen sich ihre Kapazität, und wenn viele Anfragen gleichzeitig eintreffen, werden Sie gebeten, einen Moment zu warten. Versuchen Sie es nach einer kurzen Pause erneut.
• • Die Kopie fragt immer noch nach einem Passwort. Vergewissern Sie sich, dass Sie die neue Datei öffnen, deren Name auf _unlocked endet, und nicht das Original.
• • Es wurde nichts heruntergeladen. Prüfen Sie, ob Ihr Browser den Download blockiert hat, und nutzen Sie dann die Schaltfläche „Erneut herunterladen“ in dem Bereich, der nach der Verarbeitung erscheint.

Was Sie tun können, wenn Ihnen das Passwort fehlt

„Entsperren“ von ProPDF funktioniert nur mit dem richtigen Passwort: Es kann keines wiederherstellen, zurücksetzen oder umgehen.

Entsperren Sie nur Dateien, die Ihnen gehören oder die Sie verwenden dürfen. ProPDF kann auch kein verlorenes Passwort abrufen, selbst bei einer mit „Schützen“ von ProPDF geschützten Datei, denn es bewahrt Passwörter nie auf.

In der Praxis lässt sich ein fehlendes Passwort oft wiederfinden, oder Sie erhalten stattdessen eine neue Kopie der Datei. Beginnen Sie bei den Personen und Nachrichten, die direkt mit der Datei zu tun haben:

• • Fragen Sie den Absender. Die Person, die Ihnen die Datei geschickt hat, kann Ihnen das Passwort geben oder eine ungeschützte Kopie senden. Ein separater Kanal wie ein Anruf oder eine SMS ist für das Passwort sicherer als die E-Mail, die die Datei enthält.
• • Prüfen Sie die Nachricht, mit der die Datei kam. Das Passwort kann in derselben E-Mail stehen, in einer zweiten E-Mail, die direkt danach gesendet wurde, oder in Anweisungen der Organisation, die das Dokument verschickt hat.
• • Sehen Sie in Ihrem Passwort-Manager nach. Wenn Sie die Datei selbst geschützt haben, haben Sie das Passwort vielleicht dort oder in Ihren Notizen gespeichert.
• • Bitten Sie den Aussteller um eine neue Kopie. Bei einem Kontoauszug, einer Gehaltsabrechnung, einem Steuerdokument oder einem ärztlichen Befund kann die ausstellende Organisation die Datei oft erneut senden oder Ihnen sagen, welches Passwort sie verwendet.
• • Greifen Sie auf Ihr Original zurück. Wenn das PDF von Ihnen stammt, liegt die ungeschützte Quelle, etwa die Word-Datei, die Tabelle oder der erste Export, vielleicht noch auf Ihrem Computer oder in einer gesendeten E-Mail. Exportieren Sie sie erneut als PDF.