PDF-Tools für HR und Recruiting
Einstellungszusagen, Onboarding-Unterlagen und Bewerberakten: zusammenführen, unterschreiben, schwärzen und vergleichen
Diese PDF-Tools für HR und Recruiting helfen Ihnen, Einstellungszusagen, Onboarding-Unterlagen und Bewerberakten vorzubereiten und personenbezogene Daten zu entfernen, bevor ein Dokument weitergegeben wird. Sie sind kostenlos und brauchen kein Konto, und diese Seite zeigt, welche Tools eine Datei in Ihrem Browser lassen, was bei Personalunterlagen wichtig ist.
Empfohlene Tools
PDF zusammenführen
Stellen Sie Onboarding-Unterlagen (Einstellungszusage, Mitarbeiterhandbuch, Formulare) zu einem PDF zusammen, in der Reihenfolge Ihrer Wahl und ohne dass die Dateien Ihren Browser verlassen.
PDF unterschreiben
Setzen Sie eine gezeichnete, getippte oder importierte Unterschrift oder Ihre Initialen auf eine Einstellungszusage. Die Unterschrift ist ein Bild auf der Seite, ohne Zertifikat, Zeitstempel oder Prüfprotokoll.
PDF schwärzen
Ziehen Sie Rahmen über eine Privatadresse, eine Telefonnummer oder ein Gehalt, bevor Sie einen Lebenslauf oder eine Akte weitergeben; der Text unter jedem Rahmen wird von der Seite entfernt, nicht nur abgedeckt.
PDF schützen
Verschlüsseln Sie Gehaltsabrechnungen, Verträge oder Leistungsbeurteilungen mit AES-256, sodass zum Öffnen das Passwort erforderlich ist.
PDF vergleichen
Heben Sie in Ihrem Browser die Wörter hervor, die zwischen zwei Fassungen eines Vertrags oder einer Richtlinie hinzugefügt oder entfernt wurden; Wortreihenfolge und wiederholte Wörter werden ignoriert. Prüfen Sie daher auch die Dokumente selbst.
PDF organisieren
Ordnen Sie die Seiten einer gescannten Datei neu an, drehen oder löschen Sie sie vor dem Archivieren, sobald die letzte Miniaturansicht erschienen ist.
PDF-Seiten extrahieren
Geben Sie aus einer langen Personalakte nur die Seiten weiter, die eine Führungskraft braucht. Was diese Seiten mit den übrigen gemeinsam haben, etwa die andere Hälfte einer Doppelseite, kann unsichtbar in der neuen Datei bleiben.
Anwendungsfälle
- Onboarding-Unterlagen aus mehreren Dokumenten zusammenstellen
- Eine Einstellungszusage oder einen Vertragsnachtrag unterschreiben
- Die Kontaktdaten im Lebenslauf eines Bewerbers vor der Weitergabe entfernen
- Gehaltsabrechnungen vor dem E-Mail-Versand mit einem Passwort schützen
- Die Änderungen zwischen zwei Fassungen eines Arbeitsvertrags prüfen
- Gescannte Formulare in die richtige Reihenfolge und Ausrichtung bringen
Personenbezogene Daten: welche Tools Dateien im Browser lassen
Personalunterlagen enthalten oft personenbezogene Daten, daher hilft es zu wissen, wo jeder Schritt stattfindet. „PDF zusammenführen“, „Organisieren“, „Seiten extrahieren“, „Vergleichen“, „PDF unterschreiben“, „Wasserzeichen“ und „Seitenzahlen“ laufen vollständig in Ihrem Browser: Das Dokument wird auf Ihrem Gerät verarbeitet und nirgendwohin gesendet.
„Schwärzen“, „Schützen“, „PDF komprimieren“, „PDF bearbeiten“, „PDF zu Word“, „Word in PDF“, „Entsperren“ und „Chat mit PDF“ senden die Datei über HTTPS an unseren Server bei AWS in Paris, der sie verarbeitet und am Ende der Aufgabe löscht. Einige davon, etwa „Word in PDF“ und „Schützen“, arbeiten mit einer temporären Datei, die gleich danach gelöscht wird. Beim Chat bleiben der Text des Dokuments und das Gespräch in Ihrem Tab und werden mit jeder Frage mitgesendet; nach der Antwort behält der Server weder den Text noch das Gespräch. „PDF bearbeiten“ sendet ein PDF bis 4 MB beim Öffnen und nach jeder Änderung vollständig; ein größeres PDF wird nicht gesendet.
Ob ein Tool für ein bestimmtes Dokument zulässig ist, entscheiden die Datenrichtlinien Ihrer Organisation.
Schwärzen: das Ergebnis vor der Weitergabe prüfen
„PDF schwärzen“ arbeitet mit Rahmen, die Sie auf jeder Seite von Hand ziehen; es durchsucht den Text nicht und erkennt keine personenbezogenen Daten für Sie. Wenn Sie die Schwärzung anwenden, wird der Text unter den Rahmen von der Seite entfernt, nicht nur abgedeckt: Unter einem Rahmen bleibt nichts davon zu sehen, zu markieren oder zu kopieren, und die Formularfelder, Kommentare und Links unter einem Rahmen werden ebenfalls entfernt.
- Öffnen Sie die heruntergeladene Datei, versuchen Sie, den Text dort zu markieren oder zu kopieren, wo ein Rahmen war, und prüfen Sie, ob die Zeilen neben jedem Rahmen vollständig sind.
- Prüfen Sie die Dokumenteigenschaften: Titel und Autor werden nicht geändert.
- Sehen Sie sich die Lesezeichen, die an das Dokument angehängten Dateien sowie die Kommentare und Formularfelder außerhalb der Rahmen an: Sie bleiben in der Datei, mit Ausnahme der Antworten auf einen Kommentar, den ein Rahmen entfernt hat. In einem getaggten PDF verlieren auch die Tags für Barrierefreiheit den geschwärzten Text, außer in seltenen Fällen.
- Prüfen Sie jede Seite, denn das Tool zeigt vor dem Download keine Vorschau des Ergebnisses.
Einstellungszusagen und Unterschriften
„PDF unterschreiben“ platziert Ihre gezeichnete, getippte oder importierte Unterschrift als Bild auf der Seite. Über acht Ziehpunkte können Sie das Bild verschieben und seine Größe ändern. Es gibt dabei kein Zertifikat, keinen Zeitstempel und kein Prüfprotokoll; verlangt ein Prozess eine zertifizierte elektronische Unterschrift, nutzen Sie daher einen Dienst, der eine solche bietet.
Die Unterschriften, die Sie erstellen, bleiben nur erhalten, solange die Seite geöffnet ist, und verschwinden, wenn die Seite neu geladen wird. Nach dem Unterschreiben schlägt der Bereich „Datei fertig“ das Tool „Schützen“ vor, damit Sie das unterschriebene Schreiben vor dem Versand verschlüsseln können.